cotejo del letrado de la Administración de Justicia

QUE ES EL COTEJO DE DOCUMENTOS

cotejo de letras Siguiendo al diccionario de la Lengua Española el cotejo es la acción o efecto de cotejar y cotejar es confrontar algo con otra u otras cosas comparadas teniéndolas a la vista.

Este es exactamente el significado que utiliza la Ley de Enjuiciamiento Civil cuando se refiere al cotejo de los documentos.

LA INTERVENCIÓN DEL LETRADO DE LA ADMINSITRACIÓN DE JUSTICIA EN EL COTEJO DE DOCUMENTOS, COMO MENSAJES, WHATSAPP, MAILS

La intervención del Secretario Judicial en relación con el cotejo es doble, así por un lado coadyuvará a la prueba pericial del cotejo de letras y por otro lado el mismo cotejará un documento con otro si fuera posible cuando un documento haya sido impugnado.

En cuanto a la primera participación del Secretario, ahora llamado Letrado de la Administración de Justicia de asistir o contribuir con el perito en la práctica de la prueba pericial, dicha participación viene recogida en distintos preceptos de la Ley de Enjuiciamiento Civil, el primero de ellos es el apartado tercero del artículo 289 que al regular la práctica de la prueba dispone que la formación del cuerpo de escritura para el cotejo de letras se realizará ante el Secretario Judicial.

El segundo de ellos lo encontramos en el artículo 350 de la Ley de Enjuiciamiento Civil al hablar de los documentos indubitados que dispone que:

La parte que solicite el cotejo de letras designará el documento o documentos indubitados con que deba hacerse. Se considerarán documentos indubitados a los efectos de cotejar las letras.

1°) Los documentos que reconozcan como tales todas las partes a las que pueda afectar esta prueba .

2º) Las escrituras públicas y los que consten en los archivos públicos relativos al Documento Nacional de Identidad.
3°) Los documentos privados cuya letra o firma haya sido reconocida en juicio por aquel a quien se atribuya la dudosa.
4°) El escrito impugnado, en la parte en que reconozca la letra como suya aquel a quien perjudique. A falta de los documentos enumerados en el apartado anterior, la parte a la que se atribuya el documento impugnado o la firma que lo autorice podrá ser requerida, a instancia de la contraria, para que forme un cuerpo de escritura que le dictará el tribunal o el Secretario Judicial. Si el requerido se negase, el documento impugnado se considerará reconocido. Si no hubiese documentos indubitados y fuese imposible el cotejo con un cuerpo de escritura por fallecimiento o ausencia de quien debiera formarlo, el tribunal apreciará el valor del documento impugnado conforme a las reglas de la sana crítica”.

Lo cierto es que en la práctica en el caso en que el perito esté presente, al ser él, el que tiene que realizar el dictamen sobre le cotejo de letras, y saber en que letras, modo de escritura etc. se ha de fijar, es el que designa el texto que la parte ha de escribir o el número de firmas o rúbricas que ha de practicar.

A parte de coadyuvar con el perito en la práctica de la prueba pericial, como ya hemos dicho el Secretario Judicial como fedatario público interviene en el cotejo de los documentos.

El cotejo de documentos por el Letrado de la Administración de Justicia se efectuará cuando una de las partes en el proceso haya impugnado la autenticidad de un documento. En este caso, tenemos que distinguir si estamos en presencia de un documento público o privado.

Si estamos en presencia de la impugnación de la autenticidad de un documento público, se cotejara la copia, certificación o testimonio impugnado con su original.

Este cotejo se practicará por el Secretario Judicial en el archivo o local donde se halle el original del documento impugnado, siendo citados para dicho acto las partes del proceso.

Las consecuencias del cotejo vienen previstas en el apartado tercero del artículo 320 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, así cuando de un cotejo o comprobación resulte la autenticidad o exactitud de la copia o testimonio impugnados, las costas, gastos y derechos que origine el cotejo o comprobación serán exclusivamente de cargo de quien hubiese formulado la impugnación. Y a parte de las costas si, a juicio del tribunal, la impugnación hubiese sido temeraria, podrá imponerle, además, una multa de 120 a 600 euros.

En el caso que no sea susceptible de cotejo se estará a lo dispuesto en el artículo 322 de la Ley de Enjuiciamiento Civil que Harán prueba plena en juicio, sin necesidad de comprobación o cotejo y salvo prueba en contrario y la facultad de solicitar el cotejo de letras cuando sea posible:

1°) Las escrituras públicas antiguas que carezcan de protocolo y todas aquellas cuyo protocolo o matriz hubiese desaparecido.

2°) Cualquier otro documento público que, por su índole, carezca de original o registro con el que pueda cotejarse o comprobarse. En los casos de desaparición del protocolo, la matriz o los expedientes originales, se estará a lo dispuesto en el artículo 1221 del Código Civil.

Por su parte el artículo 1221 del Código Civil dispone que Cuando hayan desaparecido la escritura matriz, el protocolo, o los expedientes originales, harán prueba:
1°) Las primeras copias, sacadas por el funcionario público que las autorizara.
2°) Las copias ulteriores, libradas por mandato judicial, con citación de los interesados.
3°) Las que, sin mandato judicial, se hubiesen sacado en presencia de los interesados y con su conformidad. A falta de las copias mencionadas, harán prueba cualesquiera otras que tengan la antigüedad de treinta o más años, siempre que hubiesen sido tomadas del original por el funcionario que lo autorizó u otro encargado de su custodia. Las copias de menor antigüedad, o que estuviesen autorizadas por funcionario público en quien no concurran las circunstancias mencionadas en el párrafo anterior, sólo servirán como un principio de prueba por escrito. La fuerza probatoria de las copias será apreciada por los Tribunales según las circunstancias.

Por lo que respecta a los documentos privados al no existir un original custodiado por un funcionario público con el que cotejarlo la impugnación de la autenticidad del documento privado llevará como regla general a la práctica de la prueba pericial del cotejo de letras en los términos que anteriormente hemos mencionado.

Al igual que en los documentos públicos cuando de la prueba pericial resulta la autenticidad del documento privado, las costas, gastos y derechos que origine el cotejo serán exclusivamente a cargo de quien hubiere formulado la impugnación. Pudiendo también el tribunal si entendiere que la impugnación es temeraria imponerle además una multa de 120 a 600 euros.

EL COTEJO Y LA FUERZA PROBATORIA DE LOS DOCUMENTOS

Lo anteriormente dicho sobre el cotejo de los documentos va dirigido a determinar el valor probatorio de los mismos. Según una doctrina constante, el documento privado reconocido por la persona a quien perjudica, tendría el mismo valor que el artículo 1218 atribuye al documento público; falto de tal reconocimiento, no queda necesariamente privado de todo efecto probatorio.

Examinaremos la jurisprudencia sobre el particular:

A) Tratándose de un documento privado reconocido, su autenticidad, esto es, la correspondencia entre su autor real y su autor figurado o aparente, es presupuesto que condiciona la eficacia del mismo: si se desconoce su autoría, no es posible referir a sujeto alguno el dato o datos que el documento contiene.

Las desventajas, en este particular, del documento privado frente al público son bien conocidas: éste es auténtico, por cuanto que la presencia de fedatario público en su otorgamiento garantiza la verdad de su procedencia subjetiva; falto aquél de tal mediación, carece de esa, virtualidad por sí mismo, adquiriéndola tan sólo cuando es reconocido por el sujeto a quien se atribuye o a sus causahabientes.

El reconocimiento puede ser espontáneo o provocado: el primero se produce cuando la parte a quien perjudica lo anticipa en sus escritos alegatorios; el segundo es provocado por la parte contraria en defecto del anterior. Entre una y otra modalidad existen diferencias no sólo de tiempo y forma, sino también de efecto: la admisión, a más de espontánea, ha de ser expresa, sin que el silencio en los actos de alegación deba valorarse como ”ficta confessio”; en cambio, la “resistencia sin justa causa” de otorgante o causahabientes frente al requerimiento de reconocimiento -en los términos referenciados para uno y otros de los párrafos 1 y 2 del artículo 1226 de la Ley de Enjuiciamiento Civil- puede ser estimada

como una confesión de la autenticidad del documento”.

En el supuesto excepcional de aportación fuera del tiempo ordinario, al amparo del artículo 506, dispone el artículo 508 un traslado específico que posibilita la impugnación de la admisibilidad y legitimidad – autenticidad- del documento en términos que el silencio se valora como conformidad.

Entre las partes, el documento privado admitido o reconocido adquiere la condición de auténtico y queda equiparado al documento público en expresión del artículo 1225 del Código Civil. En la jurisprudencia son frecuentes los pronunciamientos en que se confirma expresamente tal equiparación. El reconocimiento de la firma es la prueba endógena de lo que contiene, porque, al integrarse en el documento, lo autentifica en cuanto lo finaliza, cierra y ratifica en lo que expresa.

Como se recordará, a tenor del artículo 1218 del Código Civil hace prueba aquél frente a todos del hecho que motiva su otorgamiento y de la fecha de éste; frente a otorgantes y causahabientes, de las declaraciones hechas por los primeros: lo primero constituye un claro efecto de prueba tasada, sustraído a la apreciación judicial, que sólo desvirtúa la declaración de falsedad en sentencia firme, preferentemente penal; lo segundo expresa un efecto, no tanto probatorio, cuanto sustantivo: el correspondiente al negocio jurídico que las declaraciones acreditadas por el documento pueden entrañar; puesto que éste hace prueba de que las mismas han sido vertidas por unos sujetos, en unas circunstancias y con un contenido determinados, si son de naturaleza negocial, esto es, consisten en declaraciones de voluntad, el precepto les reconoce -con valor presuntivo “iuris tantum”- los efectos correspondientes, desvirtuables únicamente mediante prueba de ser simulados o más genéricamente, de carecer de alguno de los elementos esenciales, subjetivos, objetivos y causales, que condicionan su validez y eficacia. Si consisten en declaraciones de conocimiento, con un contenido meramente confesorio o testimonial, al efecto probatorio de haber sido vertidas no se suma el segundo sustantivo, visto en el caso anterior, pues obviamente el documento no acredita la verdad de los hechos narrados, que aprecia libremente el juez en función de ésta y otras posibles pruebas.

Finalmente, no se refiere el precepto, ni por tanto están comprometidas en el ámbito de la privilegiada eficacia del documento público, las calificaciones o valoraciones que fedatario u otorgantes hayan podido consignar en él, sin perjuicio del valor que el juez pueda discrecionalmente otorgarlas en función de su fundamento y circunstancias.

Pero tan fundado y diáfano régimen legal ha sufrido por parte de la jurisprudencia la importante devaluación que comporta el expediente de la apreciación conjunta de la prueba, que es contrario no sólo a ley y continua siéndolo a pesar de las reformas casacionales que ha propiciado, sino también al derecho fundamental de defensa: según aquélla, la eficacia frente a otorgantes y causahabientes de las declaraciones negociales acreditadas por el documento puede destruirse, no ya mediante impugnación y prueba desvirtadoras directas, según corresponde frente a toda presunción “iuris tantum”, sino a través de la inexpresiva y descomprometida apelación al conjunto de las pruebas practicadas, que prescinde del enjuiciamiento singularizado y contrastando de éstas y, a la postre, del mismo juicio de hecho.

La equiparación “inter partes” documento público-documento privado reconocido sitúa a uno y otro en pie de igualdad probatoria, sin prevalencias apriorísticas del primero sobre el segundo, de modo que la jurisprudencia salva las posibles contradicciones entre ellos en función de la particularidad de cada caso: así la Sentencia de 25 de marzo 1988 atiende a la cuantía del precio y forma de pago en compraventa figurados en documento privado reconocido frente a lo consignado en escritura pública; la Sentencia de 14 de junio de 1989 considera que el documento privado completa en el caso la escritura pública otorgada en la misma fecha y fija los exactos términos del vínculo obligatorio entre las partes; la Sentencia de 3 de julio de 1992 prima a documento privado sobre otro público; la Sentencia de 31 de diciembre de 1992 rechaza la preeminencia de borrador sin firma sobre documento público.

Frente a terceros, el evidente riesgo de fraude de que éstos pueden ser objeto justifica que no se extienda al documento privado reconocido el efecto de probar frente a tercero el hecho que motiva su otorgamiento y la fecha de éste, que los públicos sí producen: únicamente esta última se tendrá por cierta a partir de uno u otro de los eventos que previene el artículo 1227; son ellos, pues, los que aportan una certidumbre cronológica, de datación, que el documento por sí solo no tiene. Pero, fijada la fecha de acuerdo con el precepto, la veracidad del contenido del documento frente a terceros queda sometida a la libre apreciación del juzgador de instancia: Sentencia de 3 de marzo de 1990. Todo ello significa en definitiva que frente a terceros el documento privado por sí solo carece de valor de prueba legal: Sentencia de 26 de septiembre de 1991.

Si el documento no ha sido reconocido el documento privado no adquiere -conforme al diseño legal- la condición de autenticidad y no produce efecto de prueba tasada ni frente a las partes o sus causahabientes ni frente a terceros, pues los mecanismos supletorios de adveración (cotejo de letras u otros idóneos) es claro que conduce a resultados de apreciación por el juez conforme a las reglas de la sana crítica, según corresponde a toda prueba pericial.

Sin embargo, es criterio jurisprudencial unánime que la falta de reconocimiento no le priva de todo valor, pues, de otro modo, según argumento que reitera constantemente la Sala, quedaría en manos de las partes y al servicio de sus privativos intereses la eficacia de tal prueba: la jurisprudencia, superando en este punto las previsiones legales reducidas al cotejo pericial de firmas mencionado, permite que la autenticidad del documento privado quede acreditada por otros medios e incluso que sea obtenida por el juzgador en valoración conjunta del mismo con las restantes pruebas practicadas.

Afirmaciones de que el documento privado produce efecto a pesar de no ser reconocido, o de que el artículo 1225 no impide su relevancia aun no adverado, se encuentran en muy numerosas Sentencias: 29 de mayo de 1987, 1 de febrero de 1989, 16 de noviembre de 1992, etc. La Sentencia de 11 de mayo de 1987 precisa que ha de atenderse a su específico grado de credibilidad; e incluso la Sentencia de 29 de octubre de 1992 exige que sea valorado el no reconocido.

Son relativamente frecuentes las sentencias que permiten medios distintos del reconocimiento para acreditar la autenticidad del documento privado: Sentencias de 12 de julio de 1988, 30 de noviembre de 1989, 1 de febrero de 1989, 25 de febrero de 1991, 6 de febrero de 1992, llegando a afirmar la Sentencia de 5 de junio de 1985 que opera la falta de reconocimiento cuando debe ser el único medio de autenticación posible en el caso; y la Sentencia de 23 de febrero de 1991 permite que:

 … negada la autenticidad de un documento puede la parte a quien interese utilizar cuantos medios de prueba estime adecuados para demostrarla”.

Tampoco escasean las sentencias en que la autenticidad es resultado de la apreciación conjunta de la prueba practicada:
así en Sentencias de 2 de octubre de 1985, 30 de diciembre de 1988, 21 de septiembre de 1991. Justamente, la ausencia de otros elementos probatorios determina la denegación de efecto de prueba para documento no reconocido en Sentencias de 17 de febrero de 1992 y 29 de octubre de 1991. En algún caso, como el de las Sentencias de 4 de marzo de 1987 y 24 de
septiembre de 1990; el apoyo en que se funda la atribución de eficacia probatoria es tan tenue que se reduce a la falta de impugnación del documento por la parte a quien se atribuye, poniendo de cargo a ésta una iniciativa impugnatoria que contradice abiertamente el diseño legal, en que se reduce su actuación a contestar en sentido afirmativo o negativo al requerimiento de reconocimiento.

En efecto, es incontrovertible y reiterada doctrina jurisprudencial la que estatuye que si, como regla, para la existencia de un documento privado se requiere que lleve la firma del que en el mismo contraiga o reconozca alguna obligación, la falta de reconocimiento del documento no puede provocar su ineficacia a efectos del artículo 1226 del Código Civil siempre y cuando haya sido adverado por cualquiera de los otros medios de prueba [Sentencia del Tribunal Supremo de 6 de mayo de 1968]; máxime si no se acredita, como acaece en el caso enjuiciado, su inexactitud por cuanto quien alega que el contenido de un documento no es el exacto debe probarlo, por enervar la presunción “iuris taruum” reseñada [Sentencia del Tribunal Supremo de 24 de septiembre de 1990]. A su vez, respecto a la eficacia o valor probatorio de los documentos privados, la jurisprudencia viene interpretando el artículo 1225 del Código Civil, en el sentido de que, si bien no impone el reconocimiento de la autenticidad de un documento privado por aquellos a quienes afecta como el único medio de acreditar su legalidad, lo que equivaldría a dejar al exclusivo arbitrio de la parte a quien perjudique la validez y eficacia del documento por ella suscrito, pudiendo, en definitiva, darse la debida relevancia probatoria a un documento privado siempre que en el proceso existan otros elementos de juicio susceptibles de ser valorados junto con aquél, conjugando así su contenido con el resto de la prueba [Sentencias del Tribunal Supremo de 27 de junio de 1981, 16 de julio de 1982, 30 de diciembre de 1988, 1 de febrero de 1989, 18 de diciembre de 1990 y 6 de febrero de 1992, entre otras].

En el régimen de la Ley de Enjuiciamiento Civil 1/2000, la fuerza probatoria de los documentos privados será la misma del documento público, si no hay impugnación (artículo 326,1). Si media impugnación, el que lo presentó podrá pedir cotejo de letras, o proponer cualquier Otro medio útil y pertinente al efecto. Naturalmente, si de la prueba resulta la autenticidad, hará prueba plena. Y si el resultado del cotejo es la autenticidad, las costas, gastos y derechos que origine el cotejo serán de cargo del impugnan te. En cambio, si la impugnación hubiere sido temeraria, el tribunal tiene facultades para imponerle una multa. Cuando no resulte posible concluir la autenticidad, o no se hubiere propuesto prueba alguna, el tribunal lo valorará conforme a las reglas de la sana crítica (libre valoración).

Es decir, también puede continuar la constante doctrina jurisprudencial a propósito de que no es que el documento privado no reconocido legalmente carezca en absoluto de valor probatorio, ya que ello supondría tanto como dejar al arbitrio de una parte la eficacia probatoria del documento (Sentencias del Tribunal Supremo de 27 de enero de 1987 y 25 de marzo de 1988). Así, pues, podrá valorarse mediante su apreciación con otros elementos de juicio (Sentencia del Tribunal Supremo de 12 de junio de 1986), pues en definitiva, los documentos privados, aún impugnados, poseen un valor probatorio deducido de las circunstancias del debate (Sentencias del Tribunal Supremo de 22 de octubre de 1992 y 10 de febrero de 1995).

COTEJO PERICIAL DE LETRAS

Se procederá al cotejo de letras siempre que se niegue o ponga en duda la autenticidad de un documento privado o de un documento público que carezca de matriz y no pueda ser reconocido por el funcionario que lo hubiere expedido (artículo 349 de la Ley de Enjuiciamiento Civil).

El cotejo de letras lo realizará el perito calígrafo designado por el Tribunal conforme a lo dispuesto en los artículos 341 y 342 de nuestra ley rituaria.

Se considerarán documentos indubitados (que no admiten duda) a los efectos de cotejar las letras:

Los documentos que reconozcan como tales todas las partes a las que pueda afectar esta prueba pericial.

Las escrituras públicas y los que consten en los archivos públicos relativos al Documento Nacional de Identidad.

Los documentos privados cuya letra o firma haya sido reconocida en juicio por aquel a quien se atribuya la dudosa. El escrito impugnado, en la parte en que reconozca la letra como suya aquel a quien perjudique.
Se conoce como cuerpo de escritura el texto que se elabora en el órgano judicial, a instancia de una de las partes en el proceso, y que dictará el tribunal o el Secretario Judicial. Se procederá a su formación cuando la parte que lo solicite haya impugnado la autenticidad de un documento aportado por la parte contraria y no exista documento indubitado para llevar a cabo el cotejo de letras. En este caso, la parte a la que se le atribuya el documento impugnado, o la firma que lo autorice, podrá ser requerida, a instancia de la parte contraria, para que forme un cuerpo de escritura, de manera que, si se negase, el documento impugnado se considerará reconocido.

Written by José Martín García

José Martín es abogado

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